Incasso en facturatie inrichten: machtigingen, termijnen en opvolging

Facturatieproces inrichten: van gegevenscontrole tot verzending

Controleer elke factuur voordat je hem verstuurt. Neem gegevens, berekeningen en wettelijke eisen na; zo voorkom je fouten, betalingsvertragingen en juridische problemen.

Werk daarbij een vaste checklist af. Controleer je bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer) en laat ze overeenkomen met je officiële registratie bij de Kamer van Koophandel. Verifieer ook de klantgegevens: de juiste bedrijfsnaam, het factuuradres en eventuele referentienummers die de klant heeft opgegeven.

Het factuurnummer moet uniek zijn en aansluiten op dat van je vorige factuur. Controleer de factuurdatum en of de vervaldatum klopt met de afgesproken betalingstermijn. Zorg dat productomschrijvingen, hoeveelheden en prijzen duidelijk en volledig zijn, zodat de klant begrijpt waarvoor hij betaalt.

Controleer per regelitem het btw-tarief. In Nederland geldt 21% voor de meeste goederen en diensten, 9% voor bepaalde producten zoals boeken en medicijnen, en 0% voor specifieke leveringen en diensten. Bereken het btw-bedrag opnieuw, tel de btw per tarief correct op en controleer het totaalbedrag. Veelgemaakte fouten zijn verkeerde tarieven, vergeten btw-vrijstellingen en rekenfouten. Let bij internationale transacties op de verleggingsregeling.

De Nederlandse wetgeving stelt eisen aan een factuur: volledige bedrijfsgegevens van beide partijen, een uniek factuurnummer, de datum van uitgifte, een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, het btw-bedrag per tarief en het totaalbedrag. Bewaar uitgaande en inkomende facturen zeven jaar.

Controleer tot slot of alle contactgegevens kloppen en of de betalingsvoorwaarden duidelijk op de factuur staan. Een schone factuur verkleint de kans op discussie en vertraging.

Betaaltermijnen afspreken die passen bij je cashflow

Voor contracten tussen bedrijven onderling geldt een maximale betalingstermijn van 60 dagen, behalve voor grootbedrijven aan het mkb en als er in een contract iets anders is afgesproken. Een langere termijn dan 60 dagen mag alleen als je kunt laten zien dat dit geen nadelen heeft voor de koper en de verkoper. Heb je geen betalingstermijn afgesproken? Dan geldt 30 dagen.

Grootbedrijven moeten binnen 30 dagen betalen aan het midden- en kleinbedrijf (mkb) en zelfstandige ondernemers. Een rechtspersoon geldt hiervoor als groot als deze op twee opeenvolgende balansdata aan minstens twee van deze drie eisen voldoet: 250 werknemers of meer, een netto-omzet van meer dan € 50 miljoen of een balanstotaal van meer dan € 25 miljoen.

Overheden moeten facturen binnen 30 dagen na ontvangst betalen. Verlengen mag alleen in zeldzame situaties, tot 60 dagen. De Rijksoverheid gebruikt de algemene inkoop- en leveringsvoorwaarden.

Voor consumenten bestaat geen wettelijke betalingstermijn. Als ondernemer mag je zelf een termijn bepalen, maar die moet redelijk zijn. Leg die termijn vast in het contract of in je algemene voorwaarden.

Je kunt een betaaltermijn op verschillende manieren afspreken: expliciet in een contract, per e-mail, via WhatsApp of in je algemene voorwaarden. Spreek je niets af, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen. Een kortere termijn is toegestaan; de wet stelt daaraan geen expliciete eisen, maar de termijn moet redelijk zijn. Over het algemeen wordt 14 dagen als redelijk gezien. Binnen het mkb heb je onderling de vrijheid om afspraken te maken, met een maximum van 60 dagen.

Kies een termijn die bij je cashflow past en leg hem eenduidig vast. Vermeld de vervaldatum duidelijk op de factuur, zodat je later kunt aantonen dat de klant te laat is.

Automatische incasso opzetten met geldige SEPA-machtigingen

Met de Europese incasso (SEPA Direct Debit) kan een organisatie – de incassant – met toestemming van de klant automatisch bedragen innen van diens betaalrekening. Dat kan eenmalig of doorlopend. In Nederland ondersteunen alle aanbieders van betaalrekeningen deze betaalmethode.

De klant verstrekt eerst een schriftelijke of digitale machtiging. De incassant bepaalt zelf wanneer hij een bedrag laat afboeken. De incasso-opdracht loopt via de bank van de incassant naar de bank van de klant.

Om de Europese incasso te mogen gebruiken, moet je aan de SEPA-spelregels voldoen. Sluit een incassocontract af bij je bank. Gebruik MOI-bestendige incassomachtigingen: op papier met een pengeschreven handtekening van de klant, via Digitaal Incassomachtigen van Nederlandse banken, of met een digitaal ingevuld PDF-formulier dat de klant digitaal heeft ondertekend met iDIN Ondertekenen van Nederlandse banken.

Er zijn twee varianten. De standaard Europese incasso (Core SDD) is geschikt voor consumenten en bedrijven. Na ontvangst van de incassomachtiging kan de incassant direct beginnen met automatisch incasseren. De klant heeft een onvoorwaardelijk storneringsrecht van 8 weken. De zakelijke Europese incasso (B2B SDD) is alleen voor automatische incasso's tussen bedrijven en instellingen; storneren is daarbij niet mogelijk. Een organisatie die een zakelijke incassomachtiging afgeeft, moet dat eerst melden bij haar eigen bank. Pas daarna kan de incassant bij die organisatie zakelijk automatisch incasseren.

Beide varianten berusten op uniforme SEPA-standaarden. Dezelfde spelregels gelden in alle 27 EU-lidstaten plus 14 andere Europese landen, waaronder Noorwegen, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk en IJsland.

Pre-notificatie en beheer van incassomachtigingen

Informeer klanten altijd vooraf over de datum en het bedrag van de afschrijving. Dit heet pre-notificatie. Doe dit tijdig en duidelijk, bijvoorbeeld per e-mail of in de factuur, zodat de klant niet voor verrassingen komt te staan.

Leg elke machtiging volledig en correct vast. Denk aan de naam van de klant, het rekeningnummer, het soort machtiging en de datum. Bewaar daarnaast het bewijs van de machtiging, zodat je later kunt aantonen dat je toestemming had.

Ga zorgvuldig om met storneringen. Onderzoek de oorzaak, neem contact op met de klant en herstel een fout waar nodig. Voorkom herhaling door machtigingen actueel te houden, pre-notificaties tijdig te versturen en incasso's alleen te doen binnen de afspraken. Zo blijven je incasso's betrouwbaar en beperk je discussie.

Opvolging bij niet-betaling: herinnering, aanmaning en incassokosten

Als je klant je factuur niet of te laat betaalt terwijl je wel hebt geleverd, heb je recht op een standaardvergoeding van € 40, een vergoeding voor gemaakte kosten zoals juridische kosten of incassokosten, en rente over de periode dat je klant niet betaalt nadat de betalingstermijn is verlopen.

Stuur bij niet-betaling eerst een betalingsherinnering of aanmaning. Is je klant een consument? Dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen; je rekent dan geen aanmaningskosten. Is je klant een bedrijf? Dan ben je dit niet verplicht. Je kunt dan de incassoprocedure volgen die in je algemene voorwaarden staat.

Incassokosten zijn de kosten die je maakt om je geld te krijgen als de klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. De hoogte wordt bepaald door een percentage van het totaalbedrag. Hoe hoger dat bedrag is, hoe lager het percentage.

Werk je opvolging stapsgewijs af: van een vriendelijke herinnering naar een formele aanmaning en vervolgens naar verdere incassostappen. Houd de termijnen goed bij en leg vast wanneer je welke stap hebt gezet. Zo voorkom je dat een vordering onnodig lang blijft liggen.

Belangrijkste feiten over incassokosten en rente

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Een praktische vuistregel is: schakel een incassobureau in wanneer een factuur meer dan 60 dagen over de betalingstermijn heen is. De meeste ondernemers wachten te lang.

Zet deze vuistregel in een breder proces van termijnbewaking. Monitor openstaande facturen actief, stuur tijdig herinneringen en aanmaningen en escaleer voordat een factuur maanden oud is.

Overweeg een incassobureau ook eerder als een klant herhaaldelijk niet reageert of als je signalen opvangt dat er iets mis is. Wacht in ieder geval niet tot de factuur zo oud is dat je alleen nog met juridische stappen iets kunt bereiken. Door op tijd op te schalen, bescherm je je cashflow en houd je ruimte om zelf met de klant in gesprek te blijven.