Betalingsherinnering en incassotraject: welke stappen zijn gebruikelijk?

Waarom je eerst uitzoekt waarom de factuur openstaat

Openstaande facturen blijven om verschillende redenen onbetaald: slechte betalingsmoraal, betalingsproblemen of discussie over de factuur. Zoek snel uit welke situatie speelt; de aanpak verschilt per reden.

Betaalde een klant altijd netjes op tijd en nu ineens niet, dan is dat een signaal: mogelijk financiële problemen of een dreigend faillissement. Laat rekeningen daarom niet te lang openstaan. Werk je administratie minimaal maandelijks bij, zodat je openstaande posten tijdig ziet.

Persoonlijk contact voor je formaliseert

Persoonlijk contact werkt vaak het best, maar of bellen past, hangt af van je organisatieafspraken en de klantrelatie. Soms kan bellen praktisch niet: telefoonnummers ontbreken of het klantenbestand is te groot en bellen kost te veel tijd. Lukt bellen niet, stuur dan een brief of e-mail.

Vraag of de dienst naar wens was en of de factuur klopt. Zo achterhaal je waarom niet is betaald. Noteer altijd wat er in deze telefoongesprekken is besproken, zodat je er later naar kunt verwijzen.

De betalingsherinnering: eerste formele stap

De betalingsherinnering is de eerste formele stap als de factuur niet binnen de afgesproken periode is betaald. Stuur hem enkele dagen na het aflopen van de betalingstermijn. Zet erin dat je wettelijke rente in rekening brengt als de klant niet alsnog betaalt.

Bij een particuliere klant moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen; een betalingsherinnering geldt als die kosteloze aanmaning. De schuldeiser moet minimaal één betalingsherinnering (aanmaning) sturen voordat hij incassokosten in rekening mag brengen. In die herinnering staat hoe hoog de incassokosten zijn bij niet-tijdige betaling. De klant krijgt 14 dagen om alsnog te betalen.

De aanmaning: inhoud, termijn en bewijs

Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief. Verwijs naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken en de eerdere betalingsherinnering. Geef 14 dagen betalingstermijn en meld dat incassokosten en juridische stappen volgen als de klant niet betaalt.

Stuur de aanmaning per post en per e-mail en bewaar kopieën. Wil je zeker weten dat de brief aankomt, verstuur dan aangetekend en vraag om een ontvangstbevestiging; dan heb je bewijs als de klant ontkent de brief te hebben ontvangen. Controleer ook je algemene voorwaarden en de incassoprocedure daarin, zodat je aanmaning daarop aansluit.

Verschil tussen particuliere en zakelijke klanten

Bij particuliere klanten (B2C) moet je altijd eerst een gratis betalingsherinnering sturen voordat je incassokosten doorberekent. Deze verplichting staat in artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek. De herinnering moet duidelijk zijn, de consument informeren over de openstaande betaling en vermelden dat bij verdere wanbetaling incassokosten volgen. Na de gratis herinnering moet je minimaal veertien dagen wachten voordat je vervolgstappen neemt. Pas als je deze stappen hebt gevolgd, de consument vooraf hebt gewaarschuwd en nog steeds niet is betaald, mag je incassokosten rekenen.

De hoogte van incassokosten bij particulieren ligt wettelijk vast: tot € 2.500 maximaal € 40; van € 2.500 tot € 5.000 maximaal € 70; van € 5.000 tot € 10.000 maximaal € 110; van € 10.000 tot € 200.000 maximaal € 180; boven € 200.000 maximaal € 350. Deze bedragen zijn inclusief btw en mogen alleen voor daadwerkelijke incassoactiviteiten worden gerekend. Overschrijding is onrechtmatige kostenverrekening.

Bij zakelijke klanten (B2B) is een gratis herinnering niet verplicht. Je kunt direct na de vervaldatum incassokosten berekenen als dat duidelijk in je algemene voorwaarden staat. De incassoprocedure in die voorwaarden is leidend. Voor zakelijke klanten gelden vrijere regels en zijn de toegestane incassokosten hoger. Een betalingsherinnering is bij B2B niet wettelijk verplicht, maar wel commercieel verstandig.

Verschil tussen B2C en B2B incassoprocedure

• Regels voor incassokosten — Wettelijk vastgesteld (B2C); afhankelijk van algemene voorwaarden (B2B)

Verjaring en stuiten van de factuur

Facturen hebben een verjaringstermijn. Voor consumenten verjaart een factuur in beginsel na 2 jaar; bij verkoop van diensten en reizen na 5 jaar. Voor zakelijke klanten verjaart de factuur 5 jaar na afloop van de betalingstermijn. Herinner je de klant vóór het einde van die termijn, dan begint de verjaringstermijn opnieuw. Dat heet stuiten.

Verjaringstermijn van facturen in Nederland

Incassobureau en gerechtsdeurwaarder: wie mag wat

Blijft betaling uit, dan kan de schuldeiser een incassobureau inschakelen. Dat stuurt een of meer herinneringen (aanmaningen) waarin de klant 14 dagen krijgt om te betalen. Een incassobureau mag geen beslag leggen op goederen, spullen of loon en geen officiële documenten zoals een dagvaarding uitbrengen.

Betaalt de klant na die aanmaningen nog niet, dan kan een gerechtsdeurwaarder een dagvaarding uitbrengen. Daarin staan datum en tijdstip waarop de klant bij de rechter moet komen. De rechter kan veroordelen tot betaling van de schuld plus alle kosten. Met dat vonnis kan de schuldeiser de gerechtsdeurwaarder inschakelen om beslag te leggen op een deel van inkomen of uitkering, op de bankrekening, op de inboedel en eventueel op de woning.

Zo richt je je incassotraject vooraf in

Bepaal vóór het eerste probleem hoe je aanmaningstraject eruitziet. Het moet niet te kort en niet te lang zijn; de band met je klanten bepaalt de ruimte. Heb je een klant al 10 jaar, dan benader je hem anders en geef je meer ruimte dan een nieuwe klant die voor het eerst bestelt.

Houd de tijd tussen herinneringen kort. Zet nooit op een aanmaning dat het de eerste of tweede herinnering is, en kondig een volgende herinnering niet vooraf aan. Debiteuren wachten anders met betalen tot ze de laatste aanmaning hebben ontvangen. Een voorbeeld uit de praktijk: een herinneringsbrief die meldde dat de laatste herinnering over 14 dagen zou volgen, leidde ertoe dat de factuur onbetaald bleef.

Stuur voor openstaande facturen direct een herinnering; eventueel kun je bellen of nog een aanmaning sturen. Bewaar alle communicatie en houd bij wanneer je wat hebt verstuurd. Dat is je bewijs als er later discussie ontstaat over de gevolgde procedure.

Wat moet je doen voordat je een incassotraject start?