Factuurvereisten in Nederland: wat moet er op een factuur staan?

Snel antwoord: deze gegevens horen op een factuur

Breng je btw in rekening, dan moet je factuur aan de wettelijke factuureisen voldoen. De Belastingdienst noemt als verplichte basisgegevens: je volledige naam en die van je afnemer, je volledige adres en dat van je afnemer, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer als je bij de KVK staat ingeschreven, de datum waarop de factuur is uitgereikt, een factuurnummer, de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd (of de datum van een vooruitbetaling), een omschrijving van wat je levert, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Bij goederen vermeld je de soort en de hoeveelheid; bij diensten de aard en de omvang. Reken je met verschillende btw-tarieven, zet dan de bedragen per tarief apart, net als de eenheidsprijs als die van toepassing is. Voor kleine facturen van € 100 of minder inclusief btw en voor zaken met het buitenland gelden aangepaste eisen: minder gegevens in het eerste geval, juist extra gegevens in het tweede.

Naam, adres en identificatie: waar let je op?

Vermeld de juridische naam van je onderneming. Een handelsnaam mag ook, maar alleen als die samen met het adres en de woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Werk je binnen een fiscale eenheid, dan staat op de factuur doorgaans de naam van het onderdeel dat de prestatie levert. Voor het btw-identificatienummer geldt hetzelfde: bij een fiscale eenheid vermeld je het nummer van het leverende onderdeel.

Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd; een postbusnummer alleen is niet genoeg. Het btw-identificatienummer is het nummer met 'NL' ervoor. Sta je ingeschreven bij de KVK, dan hoort je KVK-nummer ook op de factuur. Deze gegevens moeten ook voor je afnemer kloppen: volledige naam en volledig fysiek adres. Controleer bij twijfel de naam, het adres en het nummer tegen de eigen registratie (KVK en btw-registratie) van de partij aan wie je factureert, zodat je niet factureert aan een niet-bestaande of verkeerd gespelde entiteit.

Factuurnummer en datums: uniek en navolgbaar

Gebruik opeenvolgende nummers voor je facturen, in één of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen. Werk je met meerdere reeksen (bijvoorbeeld per vestiging, per activiteit of per soort factuur), leg dan vast welke reeks waarvoor dient. Zo kun je bij een controle aantonen dat er geen nummer dubbel is gebruikt en dat er geen gaten in de reeks zitten die op niet-geadministreerde facturen kunnen wijzen.

De factuurdatum is de datum waarop de factuur is uitgereikt, niet de datum van de prestatie. Daarnaast vermeld je de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd. Bij een vooruitbetaling geldt de datum van de vooruitbetaling als de datum van de prestatie. Wijk de datum van betaling af van de factuurdatum, vermeld dan ook de datum van betaling.

Wat je levert, wat je reken en welke btw geldt

Beschrijf de prestatie concreet. Bij goederen gaat het om de soort en de hoeveelheid, bijvoorbeeld 100 kilo suiker of 25 spijkerbroeken. Bij diensten beschrijf je de aard en de omvang, bijvoorbeeld 1 massage van 1 uur of het ophogen van een tuin van 50 m² met 30 cm grond. Een algemene regel als 'diverse werkzaamheden' maakt de factuur onbruikbaar als onderbouwing van de aangifte.

Vermeld het bedrag dat je in rekening brengt exclusief btw. Lever je met verschillende btw-tarieven, zet dan de aparte bedragen op de factuur; vermeld ook de eenheidsprijs als die van toepassing is. Voor elk btw-tarief of elke vrijstelling staat op de factuur: de prijs per stuk of eenheid exclusief btw, eventuele kortingen voor zover die niet al in die prijs zijn opgenomen, het toegepaste btw-tarief, de vergoeding (de prijs exclusief btw) en het btw-bedrag in euro's.

Vereenvoudigde factuur: wanneer mag het korter?

Is het factuurbedrag € 100 of lager inclusief btw, dan hoeven er minder gegevens op de factuur. Ook bij het corrigeren van een eerdere factuur mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken. Laat in elk geval de factuurdatum, je naam- en adresgegevens en de omschrijving van de geleverde goederen of diensten duidelijk op de factuur staan; zonder die gegevens is de factuur niet meer herleidbaar tot de transactie.

Voor sommige betalingen geldt een uitzondering op de gewone factuureisen. Op benzinebonnen mogen je naam en adres achterwege blijven, mits je via de betaalwijze als klant te achterhalen bent — dat geldt bij betaling met bijvoorbeeld een bankpas, creditcard of tankpas. Voor openbaar vervoer en taxi's hoeft geen factuur te worden uitgereikt, en voor eten en drinken dat je ter plaatse in de horeca gebruikt evenmin: die btw is niet aftrekbaar.

Vereenvoudigde vs. volledige factuur: wanneer welke?

Extra gegevens bij buitenland, verlegging en bijzondere regelingen

Bij export van goederen naar andere EU-landen en bij bepaalde diensten die daarmee samenhangen, zoals vervoersdiensten, moet het btw-identificatienummer van de afnemer op de factuur staan. Dat geldt ook bij verlegging van de btw.

Verder moet uit de factuur blijken of een bijzondere btw-regeling van toepassing is. Denk aan de margeregeling voor handel in gebruikte goederen, de verleggingsregeling, een btw-vrijstelling en intracommunautaire leveringen van goederen. Vermeld in die gevallen de toepasselijke regeling.

Op termijn verandert dit verder: het ViDA-pakket, gepubliceerd op 25 maart 2025, bevat een verplichting tot elektronische facturatie en digitale rapportage bij grensoverschrijdende B2B-transacties, waarbij facturen moeten voldoen aan de Europese standaard EN 16931 en naar verwachting via het netwerk Peppol worden verzonden. Voor Nederland geldt die verplichting in eerste instantie alleen voor grensoverschrijdende transacties; of elektronisch factureren ook voor binnenlandse B2B-transacties verplicht wordt, moet nog worden besloten.

Toekomstige eisen: elektronische facturatie in Nederland

• 25 maart 2025 — Publicatie ViDA-pakket met regelgeving voor digitale facturatie

Belangrijkste factuureisen per situatie

Foutieve of onvolledige factuur: waarom het uitmaakt

Een btw-factuur dient als bewijs voor je eigen btw-aangifte én voor die van je klant. De Belastingdienst gebruikt de facturen om te controleren of de aangegeven en afgetrokken btw klopt. Ontbreken er gegevens of staat er iets fout op, dan riskeer je correcties, naheffingen of boetes.

Voorkom dat vooral bij de punten die het vaakst misgaan: loop voor verzending een vaste checklist langs van alle verplichte gegevens; gebruik opeenvolgende, unieke factuurnummers, ook als je met meerdere reeksen werkt; stem naam, adres, btw-identificatienummer en KVK-nummer af op de registratie van beide partijen; splits bedragen per btw-tarief in plaats van één totaalbedrag te noemen; en vermeld bij EU-leveringen en verlegging het btw-identificatienummer van de afnemer en de toepasselijke regeling. Wacht niet met herstellen: een ondeugdelijke factuur vervang je door een gecorrigeerde factuur, die je aan je administratie toevoegt.

Voordelen en risico’s van foutieve facturen