Kosten van pinapparatuur en pinbetalingen: welke tariefonderdelen?

Welke tariefonderdelen bepalen de kosten van pinapparatuur en pinbetalingen?

Pinapparatuur en pinbetalingen kosten zelden één bedrag. Betaalvereniging Nederland splitst de kosten voor het accepteren van debitpinbetalingen in transactiekosten (meestal €0,06–€0,10 per pinbetaling), kosten van de betaalautomaat (koop of huur, papierrollen), eenmalige aansluitkosten op een transactieverwerker, datacomkosten voor de mobiele of vaste verbinding en servicekosten voor onderhoud, storingsdienst en updates of upgrades. Verder heb je een verwerkingscontract nodig bij een bank of acquirer en een aangesloten betaalautomaat: vast, mobiel of aan de kassa gekoppeld.

Klearly noemt dezelfde mix: aanschaf of huur, transactiekosten, eventuele maandlasten en extra kosten voor uitbetaling, koppelingen of support. De goedkoopste pinautomaat is dus niet voor elke zaak hetzelfde: een koffiezaak met veel kleine bedragen rekent anders dan een restaurant met hogere bonnen, en een foodtruck anders dan een vaste bar. Vergelijk daarom op totale kosten per maand en per pinbetaling, niet op de stickerprijs van de terminal.

Apparaat: kopen, huren of een abonnement met terminal

Een pinapparaat kun je eenmalig kopen, huren of leasen met een contract, of je kiest een aanbieder die de terminal 'gratis' beschikbaar stelt. MobileTransaction beschrijft dat traditionele pinautomaten vaak te koop zijn, maar ook te huur of te leasen met een contract. Bij een gratis terminal zit het geld vaak in maandlasten, transactietarieven, minimumomzet of contractduur. Flatpay is een voorbeeld: maandelijkse kosten €0 en een gratis terminal, maar transactiekosten 1,29%, een minimale omzet van €5.000 per maand en een contractduur van 3 jaar.

SumUp combineert een lage aanschafprijs met keuzes in abonnement en transactiekosten: koop €17–€109, maandelijkse kosten €0 (Standaard) of €19 (Plus), transactiekosten 1,90% (Standaard) of 0,99–1,90% (Plus), contractduur geen of 1 jaar. Bij myPOS kost kopen €49–€249, met maandkosten €0 (Standaard) of €34,95 (Plus) en transactiekosten 1,80% (Standaard) of €0,06–2,85% (Plus), zonder contractduur. Buckaroo valt met koop €400–€470 en huur €26,40–€43 per maand in een andere klasse. PinDirect stelt dat kopen in Nederland bijna altijd voordeliger is dan een 'gratis' terminal, omdat Nederland een pinmarkt is waarin ±80% van alle betalingen debit is, creditcards een kleine rol spelen en veel transacties relatief lage bedragen hebben. In die situatie wegen lage kosten per transactie zwaarder dan een goedkope terminal.

Vergelijking van kosten per pinapparaatmodel: kopen vs. huren vs. gratis terminal

• Gratis terminal (voorbeeld: Flatpay) — €0 aanschaf, maar €0 maandelijkse kosten + min. omzet €5.000 + 3-jarig contract

Transactiekosten per pinbetaling

Transactiekosten zijn meestal een vast bedrag per betaling, een percentage van het aankoopbedrag of een combinatie. Betaalvereniging Nederland noemt voor debitpinbetalingen ongeveer €0,06 tot €0,10 per pinbetaling. Een combinatievoorbeeld: Revolut Business rekent volgens MobileTransaction 0,8%–2,6% plus €0,22 per transactie. myPOS noemt in de Plus-variant €0,06–2,85%, SumUp werkt in de Standaardvariant met 1,90%.

Volume en gemiddeld bonbedrag bepalen welk tarief het zwaarst weegt. Bij veel kleine pinbetalingen telt een vast bedrag per transactie zwaarder; bij hoge bonnen telt een percentage zwaarder. Pinautomaatvergelijker rekent daarom met het aantal pintransacties per maand en het gemiddelde pinbedrag: een ondernemer met 200 transacties per maand heeft een heel ander kostenplaatje dan een marktkoopman met 50 transacties.

Gemiddelde transactiekosten per pinbetaling in Nederland

Verschil per kaartsoort: debit, credit, zakelijk en buitenlandse kaarten

Tarieven verschillen per kaartsoort. Klearly noemt Nederlandse debitkaarten vaak goedkoper dan creditcards, zakelijke kaarten of niet-EER-kaarten. Accepteer je veel toeristen, zakelijke klanten of creditcardbetalingen, vraag die tarieven dan apart op en kijk niet alleen naar het debitpin-tarief.

Voor een gemiddelde binnenlandse winkel telt het debit-tarief zwaar; voor een horecazaak in toeristisch gebied of een bedrijf dat veel creditcards accepteert, kan het creditcardtarief juist een groter deel van de kosten bepalen. Vraag tarieven per kaartsoort op, inclusief niet-EER-kaarten als die in je zaak voorkomen.

Aansluit-, data- en servicekosten

Naast apparaat en transacties noemt Betaalvereniging Nederland drie aparte kostenposten: aansluitkosten, datacomkosten en servicekosten. Aansluitkosten zijn eenmalig voor de aansluiting op een transactieverwerker. Datacomkosten betreffen de mobiele of vaste communicatieverbinding. Servicekosten dekken onderhoud, storingsdienst en updates of upgrades.

Betaalvereniging Nederland adviseert bij de keuze ook te letten op installatiehulp, storingsdienst en upgrades. MobileTransaction noemt bij Flatpay persoonlijke installatie op locatie als onderdeel van het aanbod; bij kaartlezers die je aan een telefoon of tablet koppelt, hangt de werking af van de internetverbinding van je mobiele apparaat. Voor een vaste winkelkassa met pinapparaat zijn een storingsdienst en vervangingsafspraak praktischer; voor een marktkraam weegt een eigen mobiele verbinding of simkaart zwaarder.

MobileTransaction verdeelt apparaten in kaartlezers via een app, traditionele pinautomaten met knoppen (stationair of mobiel) en Smart POS-terminals met touchscreen. Traditionele toestellen werken onafhankelijk, hebben vaak een ingebouwde bonprinter en zijn duurder; Smart POS-terminals kunnen als mobiel kassasysteem dienen.

Uitbetaling, koppelingen en extra gebruikskosten

Klearly noemt kosten die vaak over het hoofd worden gezien: uitbetalingskosten en snelheid. Soms is uitbetaling inbegrepen, soms betaal je extra voor versnelde payout of specifieke overboekingen. Andere extra kosten: kassakoppelingen, extra gebruikers, extra terminals, bonrollen, retourbetalingen of vervanging bij schade.

Betaalvereniging Nederland noemt papierrollen expliciet als onderdeel van de kosten van de betaalautomaat, naast koop of huur. Bij kassakoppeling hoort ook de vraag of een all-in-one oplossing met kassasysteem en boekhouding nodig is; Betaalvereniging Nederland onderscheidt vaste betaalautomaten voor winkels met een vaste kassa, mobiele betaalautomaten voor horeca, markten en bezorgdiensten en all-in-one oplossingen die geïntegreerd zijn met kassasystemen en boekhouding.

Hoe reken je de totale kosten per maand en per transactie uit?

De bruikbare rekensom: vaste kosten per maand (huur of abonnement, data, service, koppelingen) + eenmalige kosten uitgesmeerd over de contractduur (aanschaf, aansluiting) + transactiekosten (vast bedrag, percentage of combinatie) + extra gebruikskosten (bonrollen, retourbetalingen, extra terminals). Deel de totale maandkosten door het aantal pinbetalingen per maand voor je kosten per transactie. Deel dezelfde totale kosten door de omzet of het gemiddelde bonbedrag om te zien welk percentage van je omzet naar pinnen gaat.

Klearly hanteert als praktische insteek dezelfde vraag: wat betaal ik per maand, en welk model is voor mijn situatie het voordeligst? Ter context: Betaalvereniging Nederland berekende dat de totale kosten voor een ondernemer in 2023 gemiddeld 17 eurocent per pinbetaling bedroegen, tegenover gemiddeld 61 eurocent voor een contante betaling. Alle meetbare kosten werden meegerekend, inclusief geldkassa, papierrollen, werktijd per betaling en werktijd voor de periodieke boekhouding.

Totale kosten per pinbetaling: gemiddeld in Nederland (2023)

Waarom kosten per onderneming verschillen: volume, bonbedrag en piekdrukte

Klearly beschrijft dat bij weinig transacties een mobiel pinapparaat zonder vaste maandkosten vaak interessant is, terwijl een model met abonnement of vast tarief gunstiger kan zijn zodra het volume stijgt. Mobiele pinapparaten zijn er volgens Pinautomaatvergelijker al vanaf enkele euro's per maand; compacte mini-pinautomaten die je aan je smartphone koppelt, zijn vaak de goedkoopste optie.

Voor een horecazaak noemt Klearly snelheid aan tafel, kassakoppeling, fooi, reviews en betrouwbaarheid tijdens piekuren. Een laag tarief op papier kan tegenvallen als een drukke vrijdagavond traag afrekenen, een ontbrekende kassakoppeling of een storing oplevert. Voor markt, foodtruck of bediening aan tafel is een mobiel toestel zonder kabels praktisch; voor een vaste retailkassa telt een kassagekoppelde of all-in-one oplossing zwaarder.

Voordeligste pinautomaatopties voor verschillende ondernemingen

Checklist: tariefonderdelen om te vergelijken voordat je kiest

Vraag een aanbieder om een specificatie van: eenmalige aansluitkosten; aanschaf- of huurprijs van het apparaat; maandelijkse kosten voor gebruik, service, simkaart of software; transactiekosten per kaartsoort (debit, credit, zakelijk, niet-EER); datacomkosten; servicekosten voor onderhoud, storingsdienst en updates; uitbetalingskosten en kosten voor versnelde payout; kassakoppelingen, extra gebruikers en extra terminals; bonrollen, retourbetalingen en vervanging bij schade; contractduur en voorwaarden bij een 'gratis' terminal.

Betaalvereniging Nederland noemt daarnaast als keuzecriteria functionaliteit (fysiek toetsenbord, aanraakscherm, fooi-opties, QR-betalingen) en onderhoud en service (installatiehulp, storingsdienst, upgrades). MobileTransaction laat zien dat je bij een gratis terminal moet letten op minimumomzet en contractduur.

Checklist: belangrijke tariefonderdelen bij het kiezen van een pinautomaat