Pinapparatuur voor je winkel: welke opties zijn er?

Pinapparatuur voor je winkel: welke opties zijn er?

Een pinautomaat – ook wel pinapparaat of betaalautomaat genoemd – is een elektronische betaalmachine die pinpassen, creditcards en mobiele portemonnees accepteert via chip en PIN, contactloos (NFC) of swipe van de magnetische stripkaart. Er bestaan veel soorten en maten. Welke het beste bij jouw winkel past, hangt vooral af van waar en wanneer je wilt pinnen: aan een vaste balie, rondlopend in de winkel of op een marktkraam.

Het aanbod loopt uiteen van eenvoudige kaartlezers tot volwaardige terminals. De goedkoopste varianten zijn kaartlezers die je via een app met je telefoon of tablet verbindt; ze zijn afhankelijk van de internetverbinding van dat mobiele apparaat. Traditionele pinautomaten hebben indrukbare knoppen en bestaan in een stationaire en een mobiele uitvoering; ze werken onafhankelijk, vaak met ingebouwde bonprinter, en zijn daardoor duurder. Daarnaast zijn er Smart POS-terminals.

De belangrijkste soorten pinapparatuur op een rij

Vaste pinautomaat. Deze staat op een vaste plek bij de kassa en is verbonden via ethernet of wifi. Je hoeft het toestel nooit op te laden en het staat altijd op dezelfde plek. Kies hiervoor als je niet wilt dat klanten of medewerkers het apparaat verplaatsen.

Mobiel pinapparaat. Een mobiele pinautomaat werkt via 4G en/of wifi en heeft een accu, zodat je hem overal en altijd kunt gebruiken – handig onderweg of voor bediening aan tafel, en het bespaart gedoe met kabels. Let wel op de accuduur: lichte modellen hebben een kortere accuduur dan zwaardere mobiele modellen.

Smart POS-terminal. Dit is een terminal met een groot touchscreen in plaats van knoppen, qua bediening vergelijkbaar met een smartphone. De betaalfuncties zijn ingebouwd en sommige modellen ondersteunen downloadbare apps, wat ze geschikt maakt als mobiel kassasysteem – afhankelijk van hoe uitgebreid de software is.

Kaartlezer via een app. Dit zijn de goedkoopste apparaten: je verbindt ze met je telefoon of tablet via een app. Ze zijn volledig afhankelijk van de internetverbinding van je mobiele apparaat en hebben geen eigen bonprinter of knoppen. Geschikt als je weinig transacties doet en al met een telefoon of tablet werkt.

Kassagekoppelde pinautomaat. Hierbij wordt het pinapparaat geïntegreerd met je kassasysteem, zodat bedragen vanuit de kassa naar de terminal gaan. Easy Payments geeft aan dat zijn PAX A35 in de meeste kassasystemen kan worden geïntegreerd. Heb je geen koppeling met je kassasysteem, dan is er de klassieke toonbankopstelling: een pinautomaat aan jouw kant van de balie met een pinpad voor de klant.

Onbemande pinautomaat. Naast deze categorieën bestaan er onbemande pinautomaten, bedoeld voor situaties zonder baliemedewerker. Die vallen buiten de keuze die je als winkelier met een bemande kassa meestal maakt.

Welke optie past bij jouw winkel?

Vaste balie of kassa. Heb je één afrekenpunt waar klanten langskomen, dan volstaat een vast toestel op de toonbank, aangesloten op ethernet of wifi. Je laadt niets op en het apparaat blijft staan waar het hoort.

Rondlopen en afrekenen in de winkel. Wil je bij de klant afrekenen in plaats van bij de kassa, dan is een licht mobiel model de logische keuze: je neemt het toestel mee en rekent ter plekke af. Houd rekening met de accuduur – lichte varianten hebben een kortere accuduur, maar dat weegt vaak niet op tegen het comfort van het handzame lichtgewicht formaat.

Bediening aan tafel of aan de balie bij horeca. Voor een restaurant waar personeel het pinapparaat meeneemt naar de tafels worden lichte varianten aangeraden. Je hebt dan geen bekabelde aansluiting nodig; het toestel werkt op 4G en/of wifi.

Markt- en ambulante handel. Op een kraam of markt heb je geen vaste stroom- en netwerkaansluiting, dus werk je met een mobiel toestel op 4G en een accu. Reken de accuduur mee in je keuze: een compact model met een korte accuduur kan te krap zijn voor een lange marktdag; kies dan een model met een langere accuduur.

Winkels met veel transacties. Loopt er veel volume over de toonbank, dan wordt kassakoppeling belangrijk: het bedrag hoeft niet meer handmatig te worden ingetoetst en met een ethernetkoppeling kan elke betaling razendsnel verlopen, zodat je de rij kort houdt. Retourpinnen is in zo'n winkel ook relevant, omdat klanten aankopen kunnen ruilen of terugbrengen.

Let op deze functies voordat je kiest

Verbinding: 4G, wifi of ethernet. Vaste toestellen hangen aan ethernet of wifi; mobiele toestellen werken op 4G en/of wifi. Ethernet is de meest stabiele keuze op een vaste plek, 4G maakt je onafhankelijk van de winkelverbinding – belangrijk als je buiten de winkel of op wisselende plekken afrekent.

Kassakoppeling. Koppeling met je kassasysteem bepaalt of bedragen automatisch worden overgenomen en of je verkoopadministratie klopt. Zonder koppeling werk je met een losse terminal of een klassieke toonbankopstelling met pinpad aan de balie.

Contactloos betalen. Klanten betalen met pas, maar ook contactloos met mobiele telefoon, horloge of andere wearable. Ondersteun je dat niet, dan verlies je een groep klanten die juist snel wil afrekenen en geen rij wil.

Retourpinnen. Hiermee kunnen klanten geld terugkrijgen bij ruilen of terugbrengen. Zonder retourpinfunctie moet je dat contant of via een aparte overschrijving regelen, wat in de praktijk extra handelingen aan de balie kost.

Batterijduur. Voor een toestel dat op een vaste plek staat, speelt dit geen rol. Voor mobiel gebruik bepaalt de accuduur hoe lang je zonder opladen doorwerkt: grofweg 36 tot 72 uur bij de zwaardere modellen, 8 tot 12 uur bij een licht compact model.

Bonprinter. Een ingebouwde bonprinter hoort bij de traditionele, zelfstandig werkende pinautomaten en is een reden waarom die duurder zijn dan een kaartlezer via een app. Wil je klanten een papieren bon meegeven, dan is dit een functie om bewust te kiezen.

Kopen, huren, leasen of abonnement: wat past bij je budget?

Pinapparatuur is op meerdere manieren verkrijgbaar: aankoop, een maandabonnement, lease met een looptijd van 1, 3 of 5 jaar, en verhuur voor korte periodes zoals één dag, een weekend, een week of een maand. Bij één aanbieder loopt de aankoopprijs van € 169 voor een compact 4G-model tot € 490 voor een mobiel toestel met 4G; het maandabonnement ligt tussen € 12,85 en € 20,10. Bij lease daalt het maandbedrag naarmate de looptijd langer is: voor hetzelfde toestel betaal je bij 1 jaar meer per maand dan bij 3 jaar, en bij 5 jaar het minst.

Huren is bedoeld voor kort gebruik. Ter vergelijking: bij één aanbieder kost een toestel per dag ongeveer € 17 tot € 22, per weekend € 41 tot € 50, per week € 57 tot € 77,50, per maand € 126,50 tot € 166 en per drie maanden € 246,50 tot € 332. Daarnaast kan een eenmalige registratiebijdrage van € 58 per toestel in rekening worden gebracht. Voor een seizoens- of evenementenverkoop kan huren voordeliger uitpakken dan een heel jaar een abonnement betalen.

Reken niet alleen met de aanschafprijs. Naast aankoop of huur spelen registratiekosten, maandelijkse kosten en transactiekosten mee. Bij één aanbieder liggen de transactiekosten op 0,8% tot 2,6% plus € 0,22 per transactie; een andere aanbieder rekent 1,29% transactiekosten, met een minimale maandomzet van € 5.000 en een contractduur van 3 jaar. Er zijn ook aanbieders met € 0 maandelijkse kosten en een gratis terminal, maar met een verplichte minimale maandomzet – een voordeel dat omslaat in een nadeel als je die omzet niet haalt.

Je totale kosten hangen daardoor vooral samen met je pinvolume en je gemiddelde pinbedrag, niet met de aanschafprijs alleen. Een ondernemer met 200 transacties per maand heeft een heel ander kostenplaatje dan een marktkoopman met 50 transacties. Vergelijk daarom de totale maandelijkse kosten op basis van jouw transactievolume en gemiddelde pinbedrag, inclusief eventuele verborgen kosten; in vergelijkingen kan dat honderden euro's per jaar schelen.

Praktische checklist voor je keuze

Loop deze punten langs voordat je een aanbieder kiest:

• Waar gebruik je het apparaat – vaste balie, rondlopend in de winkel, aan tafel, op de markt?

• Hoeveel pintransacties per maand verwacht je, en wat is je gemiddelde pinbedrag?

• Heb je kassakoppeling nodig, of werk je met een losse terminal of klassieke toonbankopstelling met pinpad?

• Wil je retourpinnen aanbieden?

• Is een bonprinter nodig voor papieren bonnetjes?

• Hoe lang moet de accu meegaan – is een compacte accuduur genoeg, of heb je een langere accuduur nodig?

• Welke verbinding is beschikbaar in je winkel: ethernet, wifi of 4G?

• Welk betaalmodel past bij je cashflow: aankoop, maandabonnement, lease van 1, 3 of 5 jaar, of huur per dag, weekend, week of maand?

• Reken de totale kosten door: eventuele registratiekosten, maandelijkse kosten, transactiekosten en de contractduur.

Conclusie: zo kies je pinapparatuur voor je winkel

Er is geen oplossing die voor elke winkel werkt. De keuze volgt uit drie dingen: waar en wanneer je pint (vaste balie, rondlopend, aan tafel of op de markt), welke functies je nodig hebt (kassakoppeling, contactloos betalen, retourpinnen, bonprinter, accuduur en verbinding) en wat je er in totaal per maand voor betaalt.

Vergelijk aanbieders daarom op maandlasten, transactiekosten en contractduur – sommige contracten lopen 1 of 3 jaar, andere hebben geen vaste looptijd – en reken met je eigen transactievolume en gemiddelde pinbedrag in plaats van met de aanschafprijs. Gebruik de checklist hierboven om je eisen op een rij te zetten voordat je offertes opvraagt.